Offerte aanvragen +31 (0)85 782 81 82
Team van SSG in gilet en stropdas bij de entree van de IAMS-beurs

Zakelijke evenementen

Beveiliging van congressen, beurzen en bedrijfsevenementen

Een zakelijke bijeenkomst vraagt iets anders dan een festivalterrein. Uw gasten zijn uw relaties, en de eerste die zij tegenkomen is vaak onze beveiliger. Die staat er om toezicht te houden en om mensen welkom te heten.

Vrijblijvende offerte +31 (0)85 782 81 82

Waarom zakelijk anders is

Wat een zakelijke inzet vraagt

Er is zelden een dreiging waar iedereen over praat. Er is wel een programma dat moet lopen, een gastenlijst die klopt en een indruk die u wilt achterlaten.

Uw gasten zijn uw relaties

Wie bij de deur staat, bepaalt mede hoe uw dag begint. Onze mensen ontvangen, wijzen de weg en helpen bij het aanmelden, en houden ondertussen bij wie er binnen is.

Zichtbaar waar het helpt

Bij een beurs of een druk congres werkt aanwezigheid preventief. Bij een besloten diner of een aandeelhoudersvergadering wilt u juist dat niemand merkt dat er beveiliging is. Beide kan.

Toegang die klopt

Genodigden, pers, leveranciers en standbouwers komen allemaal binnen, maar niet overal. Wij bewaken de scheiding tussen zalen, backstage en kantoorruimtes zonder dat het een controlepost wordt.

Van opbouw tot afsluiting

De kwetsbare uren liggen vaak buiten het programma: tijdens de opbouw, in de pauzes en na afloop, als apparatuur en materiaal blijven staan. Wij zijn er ook op die momenten.

Drie gastheren van SSG in gilet met stropdas bij een bloemenwand op een zakelijk evenement

Onze inzet

Veiligheid en gastvrijheid in dezelfde persoon

Bij ons zijn dat geen twee aparte functies. Dezelfde medewerker die uw gasten ontvangt, ziet ook wie er een deur probeert die dicht hoort te blijven.

Wat onze mensen dragen, spreken we vooraf af. Een uniform helpt wanneer u wilt dat bezoekers de beveiliging meteen zien, bijvoorbeeld bij een beurs of een publieksdag. Bij een besloten bijeenkomst valt onze medewerker liever niet op tussen uw gasten, en kiezen we representatieve kleding die bij uw gezelschap past.

Is het een groter evenement, dan komt daar de rest van onze organisatie bij: een supervisor die aanstuurt, een centralist die vanuit de meldkamer het overzicht houdt, servicemedewerkers voor de ticketcontrole en de doorgangen, en een stand-by team dat kan bijspringen als er iets gebeurt.

  • Toegangscontrole bij de entree, de parkeerplaats en de laad- en losplaats
  • Ontvangst van gasten, aanmelding en begeleiding naar de juiste ruimte
  • Toezicht op de zalen, de garderobe en de doorgangen tijdens het programma
  • Bewaking van besloten ruimtes, backstage en de kantoorvleugel
  • Toezicht tijdens de opbouw, de pauzes en de afbouw
  • Rapportage bij einde dienst, zodat u weet wat er is gebeurd

De voorbereiding

Zo bereiden wij uw bijeenkomst voor

01 · KENNISMAKING

Wat is het voor dag

Hoeveel gasten verwacht u, wie zijn het, en wat maakt deze dag bijzonder. Een productlancering met pers vraagt iets anders dan een relatiedag of een aandeelhoudersvergadering.

02 · RONDGANG

Kijken op de locatie

Waar komen mensen binnen, waar ontstaat een rij, welke deuren blijven dicht en wie mag waar komen. Vaak levert een half uur op locatie meer op dan een middag mailen.

03 · AFSPRAKEN

Inzet en draaiboek

U krijgt een voorstel met het aantal mensen, de tijden en de posten, afgestemd met de locatie en met uw eigen organisatie. Daarin staat ook wie wat doet als er iets misgaat.

04 · OP DE DAG

Uitvoering en rapportage

Ons team is er voor de eerste gast en blijft tot het laatste materiaal weg is. Na afloop krijgt u een rapportage van wat er speelde, en waar het de volgende keer soepeler kan.

FAQ

Veelgestelde vragen over zakelijke evenementen

Hoeveel beveiligers heb ik nodig voor een zakelijk evenement?

Dat hangt minder af van het aantal gasten dan u denkt, en meer van het aantal ingangen, de indeling van het pand en de tijden. Een congres met één entree en tweehonderd gasten kan met twee mensen toe; een beurs met een laad- en losplaats, een pershoek en een besloten zaal vraagt er meer. Bij de rondgang zegt u het meteen.

Dragen jullie een uniform?

Dat spreken we vooraf af. Bij een beurs of publieksdag werkt zichtbare beveiliging preventief. Bij een besloten bijeenkomst wilt u meestal dat onze medewerker niet opvalt tussen uw gasten, en dan kiezen we kleding die bij uw gezelschap past.

Kunnen jullie ook de ontvangst en de aanmelding doen?

Ja. Onze mensen ontvangen gasten, controleren de gastenlijst, geven badges uit en wijzen de weg. Voor de garderobe, de ticketcontrole of het rouleren langs de doorgangen zetten wij servicemedewerkers in, zodat de beveiligers bij de plekken blijven waar het om gaat.

Wat doen jullie als er pers of ongenode gasten komen?

Dat spreken we vooraf af, want dat is een keuze van u en niet van ons. Meestal komt het erop neer dat iemand netjes wordt opgevangen en begeleid naar een woordvoerder of naar buiten, zonder scène en zonder foto's die u niet wilt. Onze mensen zijn getraind in de-escaleren.

Werken jullie samen met de locatie en met onze eigen mensen?

Bijna altijd. Een hotel, congrescentrum of stadion heeft eigen huisregels, een eigen ontruimingsplan en vaak eigen beveiliging. Wij sluiten daarbij aan in plaats van er iets naast te zetten, en stemmen vooraf af wie waarover gaat.

Wat kost beveiliging voor een zakelijk evenement?

Dat hangt af van het aantal mensen, de uren en het tijdstip, en of er opbouw en afbouw bij horen. U krijgt vooraf een offerte waarin dat is uitgesplitst, zodat u ziet waar het geld heen gaat. Meedenken en een voorstel zijn vrijblijvend.

Veiligheidsoverleg rond de vergadertafel, met een supervisor van SSG en een safety manager aan tafel

Zakelijk evenement

Zoekt u beveiliging voor uw zakelijke bijeenkomst?

Maak een vrijblijvende afspraak. We lopen de locatie met u door, denken mee over de inzet en zeggen het eerlijk als u met minder toe kunt dan u dacht.

Plan een afspraak +31 (0)85 782 81 82

Neem contact op

Vrijblijvend sparren over uw veiligheidsvraagstuk?

Wij komen graag met u in contact om uw bijeenkomst te bespreken, zodat wij u een vrijblijvende offerte op maat kunnen toezenden.

Offerte of informatie aanvragen

Op de offertepagina vraagt u het in één keer compleet aan: datums, tijden, locatie en omvang. Dan hoeven wij niet eerst terug te bellen voor de basis.

Offerte aanvragen +31 (0)85 782 81 82

Liever eerst even sparren? Bel gerust, we zijn 24/7 bereikbaar. Mailen kan ook: info@specialsecuritygroup.nl.

Klachtenregeling

Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over onze dienstverlening of over het optreden van een medewerker? Laat het ons weten. Een klacht kost u niets en wordt vertrouwelijk behandeld.

Wanneer nemen wij uw klacht in behandeling?

Wij behandelen uw klacht zodra deze het volgende bevat:

  • uw naam en contactgegevens, zodat wij u kunnen bereiken. Anonieme klachten kunnen wij niet behandelen, omdat wij dan niets kunnen navragen of terugkoppelen;
  • de datum en, als het van toepassing is, de locatie of het evenement;
  • een omschrijving van wat er is gebeurd of juist is nagelaten;
  • als u de klacht al eerder heeft ingediend: waar dat was en welk antwoord u kreeg.

De klacht gaat over Special Security Group of over iemand die voor ons werkt, en het voorval is niet langer dan twaalf maanden geleden. Voldoet uw klacht hier niet aan, dan laten wij u weten waarom wij hem niet in behandeling nemen.

Vul uw naam in.

Vul een geldig e-mailadres in.

Vul in wanneer het voorval plaatsvond.

Laat leeg als uw klacht niet over een bepaalde plek gaat.

Beschrijf in een paar zinnen wat er is gebeurd. Met alleen een enkel woord kunnen wij niets uitzoeken.

Alleen invullen als dat zo is. Vertel dan ook welk antwoord u toen kreeg.

Wat gebeurt er daarna?

  1. U krijgt binnen vijf werkdagen bericht dat uw klacht bij ons binnen is, met de naam van degene die hem behandelt.
  2. Wij zoeken uit wat er is gebeurd. Zo nodig nemen wij contact met u op voor een toelichting, en horen wij de betrokken medewerker.
  3. Binnen vier weken na ontvangst krijgt u ons oordeel, met de reden erbij. Lukt dat niet, dan laten wij vóór die tijd weten waarom en wanneer het wel lukt.
  4. Bent u het niet eens met het oordeel, dan kunt u dat binnen zes weken laten weten. Uw klacht wordt dan opnieuw bekeken door iemand die er de eerste keer niet bij betrokken was. De gang naar de rechter staat altijd open.

Liever per e-mail of telefoon? Mail naar info@specialsecuritygroup.nl of bel +31 (0)85 782 81 82. Vermeld in uw e-mail dezelfde gegevens als hierboven. Uw klacht wordt vertrouwelijk behandeld, zie onze privacyverklaring.